Quels sont les registres obligatoires ?

La gestion d’une entreprise, suppose le respect d’un formalisme précis. Cela se traduit par la création, la tenue et la conservation de registres obligatoires. Le caractère obligatoire de ces registres, vous expose à des sanctions financières, en cas de manquement, et notamment s’il y a un défaut de mise à jour. Vous êtes, en effet, tenu de justifier le respect de ces obligations, en cas de contrôle par l’inspection du travail.

Mais au-delà du caractère rebutant et obligatoire de ce formalisme, la tenue de registres permet de retracer la vie de l’entreprise, et de fournir des documents précieux dans le traitement de problématiques juridiques. De plus, c’est un moyen de démontrer une volonté de transparence, qui est une garantie de confiance.

Les registres juridiques

Le droit des sociétés impose la tenue de trois registres juridiques :

  • Le registre des Assemblées générales (AG) ;
  • Le registre des mouvements de titres ;
  • Le registre des bénéficiaires effectifs.

Le registre des AG, contient les procès-verbaux des délibérations et des décisions prises par les associés. Il s’applique à toutes les formes juridiques de société, y compris les SASU et les EURL. Le registre des mouvements de titres, comporte les opérations effectuées sur le capital social de la société (cessions, donations, apports, etc.). Il est obligatoire pour les SA et les SAS. Enfin, le registre des bénéficiaires effectifs, contient la liste de toutes les personnes qui exercent un contrôle effectif sur la société, par la détention directe ou indirecte, de plus de 25 % de parts de la société. La tenue de ce registre est obligatoire pour toutes les formes juridiques, qui sont immatriculées au Registre du commerce des sociétés (RCS).

Les registres obligatoires dans l’entreprise

Les autres registres obligatoires dans l’entreprise, sont les suivants :

  • Registre unique du personnel ;
  • Registre des accidents bénins non-déclarés ;
  • Document unique d’évaluation des risques (DUER) ;
  • Registre des alertes en matière de santé publique et d’environnement ;
  • Registres du comité social et économique (CSE) ;
  • Registres spécifiques à la durée du travail ;
  • Registres de sécurité ;
  • Registre des travailleurs à domicile.

L’employeur doit tenir un Registre unique du personnel, dès l’embauche du premier salarié, ou à l’arrivée d’un stagiaire. Il contient des informations relatives au personnel (identité, carrière, contrat, etc.).

Le Registre des accidents bénins non-déclarés, concerne les entreprises qui disposent d’un comité social et économique (CSE), et à la condition qu’il y ait la présence permanente d’un médecin, d’un infirmier ou l’existence d’un poste de secours. Il permet de substituer la déclaration des accidents de travail, qui n’engendrent pas d’arrêt de travail ou de soins médicaux. Il n’est pas obligatoire, mais s’il est mis en place, il faut en aviser la Caisse d’assurance retraite et de la santé au travail (CARSAT).

Le Document unique d’évaluation des risques (DUER), se présente comme une liste des risques professionnels encourus par les travailleurs, ainsi que les actions de prévention et de protection mises en place par l’entreprise.

Le Registre des alertes en matière de santé publique et d’environnement, a pour objectif de recueillir les alertes de représentants du personnel (CSE) ou de salariés, qui constatent un risque grave pour la santé publique ou l’environnement. L’alerte en question doit être consignée par écrit, puis datée et signée. L’employeur a l’obligation d’y donner suite.

Les Registres du comité social et économique (CSE), se composent du Registre des questions-réponses, et du Registre des dangers graves et imminents. Le registre des questions-réponses contient les demandes écrites des membres de la délégation du personnel du CSE, ainsi que les réponses motivées de l’employeur. Le registre des dangers graves et imminents, permet de relever la présence d’un danger, en notifiant le poste de travail concerné, la nature du danger et les noms des salariés exposés.

Les Registres spécifiques à la durée du travail, sont constitués de deux registres. Il y a le Registre spécial du repos hebdomadaire. Il concerne les entreprises qui fonctionnent le dimanche, et qui doivent alors consigner dans un registre, le jour de repos hebdomadaire de chaque salarié. Le second registre est le Tableau organisant le travail en équipe. Il concerne les entreprises basées sur un mode de fonctionnement par relais, roulement ou équipes successives.

Enfin, il y a les registres de sécurité. Ils concernent le Registre des vérifications électriques et le Registre de sécurité incendie. Ce dernier permet d’informer sur les règles de sécurité incendie, et recense l’ensemble du matériel de lutte contre l’incendie, dont dispose l’établissement.